As notas fiscais de emissão própria ou emitidas por terceiros e registradas no sistema podem ser acessadas a partir da tela documentos fiscais. Esta tela permite filtrar as notas fiscais por entidade, tipo de operação, filial, modelo, tipo de emissão, número da nota e período.
Documentos Fiscais
O botão ”Incluir (F1)” permite o registro de uma nota nos livros fiscais (explicação abaixo). O botão ”Alterar(F2)” permite alterar uma nota antes de tentar Transmitir ou alterar uma nota de entrada. O botão ”Excluir (F3)” permite excluir uma nota de entrada (não permite excluir notas de saída). O botão ”Itens” permite visualizar os itens de nota (tanto de entrada quanto saída). O botão ”Faturas” exibe as faturas das notas de entrada registradas. O botão ”Registrar” processa uma nota de entrada pendente.
Esta tela também apresenta um gerenciamento visual por cores, com a seguinte legenda:
VERMELHO: notas sem autorização de uso. Estas notas devem ter a numeração inutilizada na SEFAZ.
AMARELO: notas aguardando autorização de uso. Estas notas devem ser transmitidas ou ter a numeração inutilizada.
VERDE: notas autorizadas com sucesso.
PRETO: notas não autorizadas, mas sem pendências (canceladas, inutilizadas, denegadas, etc). Nenhuma ação é necessária.
A partir da tela documentos fiscais é possível incluir documentos fiscais no livro fiscal. É possível incluir notas fiscais, notas fiscais eletrônicas, conhecimentos de transporte, conhecimento de transporte eletrônico, documentos de energia elétrica e serviços de telecomunicação emitidos por terceiros.
Os campos informados na tela de cadastro de documento fiscal podem variar de acordo com o modelo de documento selecionado.
Na sequência devem ser informados os itens e faturas dependendo também do modelo de documento. Por fim, será solicitada a confirmação do registro do documento, isso altera o status de “Em digitação” para “Registro concluído”.
Este registro serve, por exemplo, para cadastro manual de notas fiscais de fornecedor, em caso de impossibilidade de importação de XML.
A importação de XML possui um post específico. Acesse o post clicando aqui.
O botão Transmitir NF-e serve para tentar transmitir novamente uma NF-e que tenha sido rejeitada. Para tentar transmitir novamente, basta clicar sobre a nota desejada na lista e clicar em Transmitir. Caso a nota já esteja autorizada (status 100), não será permitido transmitir.
OBSERVAÇÃO: caso a nota esteja rejeitada e se deseje transmitir novamente, primeiro é necessário corrigir o erro que gerou a rejeição.
Na tela de documentos fiscais é possível gerar novamente o XML para distribuição da NF-e ou gerar os arquivos para Contador com o botão Gravar XML. Para gerar o XML devem ser selecionadas as notas no grid, clicar no botão Gravar XML e informar o caminho para gravação dos arquivos XML.
O botão ”Imprimir (F8)” permite gerar novamente o PDF da DANFE para impressão, desde que a nota esteja autorizada para uso ou cancelada.
Para cancelar uma NF-e, deve-se selecionar a mesma na lista (clicando sobre o registro) e clicar no botão “Cancelar (F9)”. Deve-se informar o motivo do cancelamento, com no mínimo 15 caracteres. Ao confirmar, será executado o processo de cancelamento, com as etapas sendo exibidas na tela, e os documentos de estoque e financeiros vinculados a nota serão estornados. Caso o cancelamento seja aprovado, o status da nota na lista deve ser atualizado para 135. Se o sistema estiver configurado para envio automático de e-mail de nota fiscal, será enviado um e-mail ao destinatário com os XMLs de cancelamento e o DANFE.
É possível enviar por e-mail os arquivos do DANFE e do XML da NF-e emitida através do botão ”E-mail (F10)”, opção “Enviar”. Também é possível consultar o histórico de e-mails enviados na opção Histórico e-mails.
Ao enviar uma NF-e por e-mail os arquivos são anexados automaticamente na mensagem, é possível definir o assunto, o corpo da mensagem e adicionar ou remover destinatários e anexos.
Enviar NF-e por e-mail
A carta de correção serve para enviar uma mensagem a SEFAZ com alguma justificativa ou complemento de informação de NF-e que tenha sido enviada e não pode mais ser cancelada. Podem ser geradas várias cartas de correção para cada nota caso necessário.
Para gerar a carta de correção, basta clicar sobre a nota desejada, desde que a mesma esteja com status de autorizada, e depois clicar em ”Carta Correção”. Será aberta a tela com as cartas de correção já geradas para esta nota. Para gerar uma nova carta, clique em ”Nova Carta” . Na tela que se abrir, digite a mensagem respeitando a quantidade de caracteres (entre 15 e 1000) e clique em Gerar CC-e (F1). Será exibido a tela de etapas da carta de correção, e ao final a mensagem de carta transmitida com sucesso e a tela com a lista de cartas gerada para a nota, já incluindo a recém criada.
Cartas de correção de NF-e
A numeração de uma NF-e deve ser sempre sequencial para uma determinada série. Caso alguma nota não seja autorizada, a numeração dela já foi utilizada e não pode ser repetida. Pode-se tentar corrigir esta nota e transmitir novamente (pelo botão ”Transmitir”), aproveitando a mesma numeração. Porém, caso não seja possível a transmissão da nota, os simplesmente o usuário opte por gerar uma nova nota em substituição a nota rejeitada, esta rejeitada deve ter sua numeração inutilizada.
Para a inutilização, basta clicar sobre a nota que deseja inutilizar a numeração e clicar em ”Inutilização”. Será exibida a tela de mensagem com o resultado do processo.
É usada quando existem duas ou mais notas a serem inutilizadas dentro do mesmo intervalo de numeração.
Clique em inutilização > inutilização por faixa > ”Incluir (F1)”. Por exemplo: É necessário inutilizar as notas 25, 26, 27, 28, 29, 30 e 31, na aba de inutilização, colocaremos “25” na numeração inicial e “31” na numeração final. Lembrando que serão inutilizadas TODAS as notas que tem a sua numeração dentro do intervalo estipulado.
A opção de Duplicar Nota permite criar uma nova nota em edição a partir de uma nota já existente. Está opção pode ser feita para todas as notas geradas através do administrativo, não sendo permitida para NFC-e / S@T que vierem do sistema de PDV.
Esta funcionalidade serve para gerar uma nota de devolução de venda feita a um cliente. Através dela, será criada uma nota de “entrada”, com os dados do cliente já informados, os itens, quantidades e informações fiscais já carregados, com natureza de operação de “Devolução ao Cliente”, e o campo obrigatório “Chave Referenciada” na aba observações já preenchido com a chave da nota que se está devolvendo. Para o procedimento ocorrer de forma correta, é necessário conferir a configuração de NOP de devolução de venda, no menu Configs / Empresas / Configurações fiscais, campo “NOP de devolução de venda”. Após a tela da nota aberta, conferir os dados, alterar os que forem necessários e transmitir.
Esta funcionalidade serve para gerar uma nota de devolução de compra feita a de um Fornecedor. Através dela, será criada uma nota de “saída”, com os dados do fornecedor já informados, os itens, quantidades e informações fiscais já carregados, com natureza de operação de “Devolução ao Fornecedor”, e o campo obrigatório “Chave Referenciada” na aba observações já preenchido com a chave da nota que se está devolvendo. Para o procedimento ocorrer de forma correta, é necessário conferir a configuração de NOP de devolução de compra, no menu Configs / Empresas / Configurações fiscais, campo “NOP de devolução de compra”. Após a tela da nota aberta, conferir os dados, alterar os que forem necessários e transmitir.
A reconsulta de NF-e serve para conferir o status da nota na SEFAZ. A reconsulta simplesmente fará uma consulta na base de dados da SEFAZ pela chave da nota, retornando em uma caixa de mensagem o status atual da mesma, e atualizando os registros da nota para esse status.
Este botão de consulta de serviço de NF-e serve para verificar se os servidores da SEFAZ estão ativos para transmissão de NF-e. Pode ser usado pelo usuário em caso de erro de transmissão, para consultar se o serviço da SEFAZ está realmente ativo.
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