Fiscal – Importação de XML

porFelipe Buzacchi

Fiscal – Importação de XML

Importando XML de NF-e de entrada (enviada pelo fornecedor)

     Pela tela de documentos fiscais também é possível importar arquivos XML de NF-e emitida pelo seu fornecedor para você. Para acessar está tela, vá no menu Fiscal / Documentos Fiscais e clique em “Importar XML” na coluna a esquerda, ou pelo outro caminho, Menu Fiscal > Importar XML.

     Na tela que se abrirá (imagem abaixo), se você já possuir o arquivo selecione-o no campo “Arquivo XML”, preencha o corretamente as demais informações e clique em “Confirmar”.

Caso não possua o arquivo XML pode estar fazendo o download diretamente da receita, apenas informando a chave da nota no campo “Chave da NF-e” (necessário certificado digital). Se optar por esta opção a confirmação da operação será efetuada automaticamente.

OBSERVAÇÃO: o status da tela abaixo é salvo a cada importação, ou seja, na próxima importação a ser realizada as informações (exceto endereço do arquivo) serão carregadas de acordo com a última importação feita.

Importar arquivo de XML

    Ao confirmar, se abrirá uma tela exibindo os passos que estão sendo executados pelo sistema para a importação.

Processando arquivo XML

Nesta validação, caso a importação de uma nota já tenha sido iniciada, o sistema avisará o usuário através da mensagem abaixo, solicitando ao mesmo se deseja continuar de onde parou (botão “Sim”), ou reiniciar a importação com os dados originais do XML (opção “Não”).

    Durante a validação do fornecedor, caso o mesmo não esteja cadastrado na base de dados aparecerá uma mensagem de confirmação solicitando se o usuário deseja cadastrá-lo ou não. Só se poderá dar seguimento caso o mesmo seja cadastrado.

O último passo é a importação dos itens e faturas.

Itens do XML

      Na aba de “Itens” deve-se relacionar os itens presentes no XML com os produtos cadastrados na base de dados. Pode-se fazer isso selecionando o item e clicando em “Vincular Produto”. Na tela de Vinculação de produto selecione o produto correspondente e clique em “Selecionar” ou de duplo clique sobre o mesmo. Após selecionar (F1), o sistema demora alguns instantes para associar o produto do XML com o selecionado, e quando estiver pronto aparecerá na lista nas colunas “Produto” e “Variação” o produto da base de dados que foi selecionado e associado a aquele item do XML. Pode-se também associar o mesmo produto cadastrado na base de dados a vários itens do XML. para isso, selecione os itens do XML desejados no check box da primeira coluna e faça o procedimento de “Vinculas Produto (F2)”. O produto selecionado será alocado a todos os itens do XML selecionados no check box.

Itens da nota fiscal (importação XML)

      Caso o produto que se queira associar ao item do XML ainda não esteja cadastrado na base de dados, pode-se cadastrar clicando no botão “Cadastrar Produto”. Após cadastrar, o produto será automaticamente selecionado para o item do XML.

    O clicar no “X” vermelho correspondente a cada item da lista, o produto associado ao item do XML será excluído, podendo o usuário selecionar outro produto para vincular a este item. O botão azul da lista, para desdobramento de itens, é explicado mais abaixo no título “Desdobramento de itens”.

      Caso o Código do produto que está no XML seja o mesmo do produto cadastrado na base de dados a associação será automática.

      Através desta tela pode-se ainda editar um produto que já tenha sido cadastrado na base de dados, atualizando dados básicos do mesmo, preços e etc. Para fazer isso, selecione um item que já tenha um produto associado e clique em Outros (F3) > Editar, e a tela de produtos será aberta com o registro carregado. Pode-se também ver/alterar as variações deste produto selecionado e cadastrar os códigos de barras, através do botão Outros > Variações.

      Desta tela dos itens ainda pode-se abrir a tela de impressão de etiquetas térmicas, já com os itens e quantidade do arquivo XML carregados na tela, bastando selecionar qual a configuração de etiquetas desejada imprimir. Acesse esta funcionalidade através do botão “Etiquetas (F5)”. OBS. Só serão carregados na tela de etiquetas os produtos JÁ ASSOCIADOS a algum item do XML.

      Pelo botão “Cad. Logístico (F7)” pode-se incluir cadastros logísticos para o produto, para conversão automática de quantidades para unidades de medida diversas (por exemplo, converter automaticamente uma caixa em 10 unidades).

Cores de alerta ao usuário

Algumas cores podem surgir na lista de itens do XML. Estas cores servem para alertar o usuário de algumas diferenças que podem ocorrer entre o que está no XML e o que foi u=informado na importação. Não é necessário qualquer ação, servem apenas como alerta para o usuário executar alguma ação caso desejado.

Os itens que podem ter cores são:

  • Campos de quantidade e Unidade de medida: pode ficar “amarelo” quando a quantidade do XML multiplicada pelo multiplicador da unidade logística é diferente da quantidade do XML, ou a sigla da unidade de medida do item do XML é diferente do produto selecionado
  • Valor unitário: quando o preço de aquisição do cadastro do produto selecionado é diferente do valor unitário do XML (verde se o valor unitário do XML for abaixo do cadastro do produto e vermelho se for acima)
  • NCM: pode ficar “amarelo” quando o NCM do XML for diferente do cadastro do item

 

Desdobramento de itens

     O desdobramento de itens tem por função permitir que um itens do XML seja desdobrado em uma série de produtos “DIFERENTES”. Esta função é útil, por exemplo, quando o fornecedor envia itens agrupados no XML. Por exemplo, se o fornecedor envia em um XML um item “Camiseta”, mas este item da nota representa no seu sistema 5 tipos de camisetas diferentes, deve-se usar a função de desdobramento.

     Para acessar essa função basta clicar no ícone azul ao lado do item correspondente, ao abrir a tela deve se informar a quantidade e o valor total dos itens. Caso este item possua varias unidades não é preciso fazer o processo mais de uma vez que o sistema automaticamente multiplica a quantidade (exemplo: 4 caixas com 10, informar a quantidade 10 e o valor dessas 10).

Não haverá sucesso caso os valores “Valor Total do XML” e “Valor Total” estiverem divergentes.

Desdobramento de itens do XML

Cadastro Logístico

Quando no Xml é informado um item em uma unidade logística mas deseja que a entrada de estoque no sistema seja em outra, deve se cadastrar uma unidade logística com a multiplicação desejada, para que entre da maneira desejada.

Exemplo: Dentro do Xml é informado 1 Fardo de Garrafas de água, com 6 unidades  da mesma, e deseja que a entrada seja nas 6 unidades. Quando estiver na tela de cadastro da nota, selecione o item em questão e clique no seguinte botão:

Logo após clicar no botão indicado a cima, cadastre a quantidade de multiplicação desejada, como no exemplo acima, será x6.

Após cadastrado, selecione ele na tela de edição do item na entrada da nota, desta forma o sistema vai multiplicar da forma configurada:

Como no print acima, e seguindo nosso exemplo, após a configuração do multiplicador x6, o sistema multiplicou o valor do xml (1) por 6, e a entrada de estoque vai se dar a partir desta multiplicação.

Faturas do XML

     Na aba de “Faturamento” pode-se visualizar as faturas do XML, de acordo comas informações que vieram no mesmo. Nesta tela também pode-se recalcular faturas ou adicionar novas. A alteração das faturas somente será efetivada ao clicar no botão “Salvar Faturas”.

Faturamento

Registrar XML

       Após terminar as ações dos itens e faturas, basta clicar em “Registrar (F6)” que a nota será importada pelo sistema e todo o processo dependente dela também, como movimentações de estoque e documentos financeiros de faturas, além da atualização da regra de tributação de acordo com a CFOP do item da nota. Para esta atualização ocorrer automaticamente, deve haver alguma NOP cadastrada com a mesma CFOP do item, e esta NOP deve ter alguma regra de tributação. Caso tenha, esta mesma regra será aplicada ao produto. Ver o cadastro de NOP clicando aqui.

Atualização de preços de produtos

     A importação de XML pode atualizar os preços de aquisição e custo dos produtos automaticamente, da seguinte forma:

Preço de aquisição: sempre que o valor unitário do produto que vier na NF-e a ser importada for maior que o preço de aquisição atual do produto, o mesmo será atualizado.

Preço de custo: o preço de custo é atualizado sempre que o valor unitário do produto na NF-e a ser importada acrescido de valor unitário de impostos (valor total de ICMS ST e IPI se houver dividido pela quantidade) e valores unitários ponderados de despesas totais da nota (valores totais de fretes, seguros e despesas acessórias rateados de forma ponderada pelos produtos e divididos pela quantidade) for maior que o valor atual de custo do produto. Também é possível adicionar valores referentes a DIFAL de ICMS e valores recuperáveis de ICMS e PIS/COFINS de acordo como regime tributário da empresa.

Segue abaixo o detalhamento de como funciona o reajuste de custos na importação de nota:

  • Despesas adicionais da nota: toda vez que houver valores de frete, seguro ou despesas acessórias esses valores serão rateados nos itens
  • Valores adicionais de faturas: toda vez que o valor total das faturas for maior que o valor total da nota, o valor excedente das faturas será rateado no custo dos produtos
  • Valores de impostos: o valor dos impostos a ser adicionado nos custos depende de algumas variáveis e o tipo de imposto, conforme abaixo:
    • IPI e ICMS ST: o valor unitário destes impostos será somado aos custos do produto
    • DIFAL de ICMS: caso a configuração de DIFAL esteja habilitada, será acrescentado ao custo do produto a diferença entre o ICMS pago e o ICMS do estado a Filial. Por exemplo, se o ICMS da nota for 10% e do estado da Filial for 18%, o custo unitário relativo a 8% do valor do ICMS será acrescido no custo do produto. Estas alíquotas de ICMS do estado da Filial vem da Regra de Tributação usada. Verificar regras de tributação clicando aqui.
    • Aproveitamento de ICMS: caso a configuração de “Usar recuperáveis de ICMS no custo” estiver habilitada, será “reduzido” do custo do produto o valor unitário relativo ao ICMS do item (valor unitário do item x alíquota ICMS da nota). Geralmente utilizado por empresas do regime de Lucro Presumido e Lucro Real
    • Aproveitamento de PIS/COFINS: caso a configuração de “Usar recuperáveis de PIS/COFINS” no custo estiver habilitada, será “reduzido” do custo do produto o valor unitário relativo ao PIS e COFINS (valor unitário do item x alíquota da nota). Geralmente utilizado por empresas do regime de Lucro Real

Observação: Estas opções de atualizar preço e as configurações de tipo de reajuste de custo por imposto vem como padrão “desabilitadas”, ou seja, os preços de aquisição e custo nunca serão reajustados com base na importação de XML. A ativação é feita pelos parâmetros do sistema no grupo “Fiscal” (exemplos abaixo)

Parâmetros para habilitar reajuste de preços na importação de XML

Tipos de imposto no reajuste de preços

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