Autor Lucas Rufatto

Quando se preenche uma planilha de importação de dados, com intuito de migra-la em uma base de dados que já tem informações, tem que ser tomados alguns cuidados que vão ser listados a seguir.

Primeiramente temos que entender que no banco de dados do sistema moderniza, algumas tabelas, como a de produtos, entidades e hierarquias, tem uma coluna a mais, chamada “código de importação”, caso você já tenha migrado uma planilha em uma base zerada, já deve conhecer a mesma.

Como no exemplo a cima ( Planilha de migração de entidades ) temos uma coluna para o código de importação e outra para o id do produto, que normalmente são preenchidas com a mesma informação. Porém essa coluna de código de importação só é preenchida no banco se for migrado por planilha, caso os cadastros tenham sido feitos de forma manual por dentro do sistema, essa coluna será inteira preenchida com um valor NULO.

Nosso migrador de dados pega como base para a migração o código de importação e não o ID do cadastro, logo se não temos ele no nosso banco de dados, como fazemos para migrar?

O processo é simples, mas caso não tenha conhecimento em SQL, pode acionar nosso time de suporte para que possamos lhe auxiliar no processo! Primeiramente abrindo o banco de dados pelo SSMS, deveremos rodar os seguintes script’s:

1. update entidade set codigo_importacao = id_entidade
2. update produto set codigo_importacao = id_produto
3. update hierarquia_produto set codigo_importacao = id_hierarquia_produto

Após rodar os scripts a cima, todos os códigos de importação principais do sistema, ficaram igual aos id’s no mesmo, com isso poderá preencher qualquer coluna das planilhas com inicio “ci” com o id localizado dentro do sistema. abaixo um exemplo de coluna para preenchimento desta forma:

Recomendamos que sempre que for fazer este tipo de processo, primeiro faça com um backup da base de dados e outra maquina, e nunca primeiramente em um ambiente que está em produção.

Neste Post será abordado dicas de preenchimento da planilha de migração de Produtos.

1ª – Coluna operação: Como ela requer muito cuidado no uso, temos um manual somente para ela, acesse clicando aqui.

2ª- Dicas sobre as questões de pontuação e caracteres especiais:

• Nas colunas de preço (venda, atacado, varejo e aquisição) são aceitos tanto ponto quanto vírgula como separador decimal
  • Logo aceitamos 10,00 ou 10.00 (OBS: tem que ser apenas o número sem cifrão, não é aceito algo como: R$10,00)
• O campo NCM deve ser preenchido sem os pontos separadores, ou seja:
  • Correto: 99999999
  • Incorreto: 9999.99.99

3ª – Colunas VERMELHAS :

As colunas vermelhas só existem nessa planilha, elas indicam que se uma for preenchida todas as outas vermelhas devem também ser preenchidas. As colunas envolvidas são a de estoque :

• Estoque inicial: Literalmente o valor de estoque que o produto vai ter inicialmente (é adicionado a variação DIVERSOS)
• Local de estoque: Local aonde será armazenado o estoque, se o cliente tiver mais de uma, deve ser previamente criado dentro do sistema os demais, caso só tenha um, o sistema já vem com um local de estoque criado, estão basta preencher com UM em numeral(1)
• Endereço de estoque: Endereço aonde será armazenado o estoque, apenas se o cliente utilizar essas função no sistema, o sistema já vem com um endereço de estoque criado, estão basta preencher com UM em numeral(1)

4ª- Os campos da planilha que iniciam com “Ci_” se referem ao código de importação das outras planilhas migradas, como o exemplo a seguir:

Deve-se preencher a coluna a cima com o código de importação do fornecedor ( que normalmente é igual ao id ) e não com o nome dele por extenso:

Correto: 1

Incorreto: Fornecedor da Cidade

OBS: As planilhas disponibilizadas pela moderniza para migração deve ser utilizadas exatamente como estão, ou seja, não devem adicionar colunas, remover colunas, mudar nome do colunas ou mudar o nome da planilha

São necessárias alguns pontos para que o migrador funcione de forma correta:

1ª – Deverá ter instalado na Maquina o Microsoft Access Database, você pode baixar ele clicando aqui.

• Caso não tenha ele baixado, ao importar vai ocorrer este erro:

2ª – As extensões aceitas pela migrados são: XLS e XLSX , qualquer outra extensão o migrador não aceita, logo não vai migrar.

3ª – Sempre que há atualização do sistema, pode ser que tenhamos efetuado atualizações no migrador para que ele fique mais completo, com isso, novas colunas são adicionadas as planilhas, então é necessário que sempre tenha elas na ultima atualização, você pode baixa-las clicando aqui.

Caso esteja com uma planilha antiga, e tente importar na nova versão do sistema, o próprio migrador, retorna um erro de falta de colunas:

Neste caso acima, ele indica que não foi encontrado uma coluna com nome “dias_validade” que foi adicionada em uma versão mais recente do sistema, logo terá que fazer o download das planilhas mais atuais e preenche-las. Caso mesmo após baixar novamente as planilhas ocorrer o erro acima, deverá ser adicionado de forma manual uma nova coluna com o nome informado no erro, no exemplo apresentado seria “dias_validade”.

4ª- Caso ocorra o erro do print a baixo:

Isto mostra que foi mudado o nome de uma das planilhas de dentro do Excel, o download no nosso site já é encaminhado com a forma correta, mas caso necessite, no próprio erro mostra que o nome da planilha tem que ser “entidades”, lembrando que é o nome da planilha interno, como mostra no print a baixo, e não o nome do arquivo Excel:

Caso tenha qualquer outro nome sem ser o original da Planilha, vai correr o erro mencionado anteriormente.

5ª- O erro apresentado na seguinte imagem, pode ocorrer em todas as planilhas e é causado por alguns motivos, que estão listados a seguir:

•  O banco de dados que vai receber as informações da planilha, está incorreto, verifique no rodapé do migrador, se o banco indicado é realmente o que deve receber as informações.
• Alguma coluna da planilha foi preenchida de forma incorreta, como números em colunas que aceita apenas letras, caracteres especiais e etc, com isso verifique o preenchimento das planilhas.
• Os id’s ou códigos de importação informados na planilha já existem dentro do banco de dados

Neste Post será abordado dicas de preenchimento das planilhas de migração de Documentos a pagar e a receber!

Ambas as planilhas são muito parecidas quanto a preenchimento, então aqui vão algumas dicas que servem para preenchimento das duas:

1ª – Os campos data, devem ser preenchidos separados por barra “/” e com o ano completo, exemplos:

Correto: 12/03/2021

Incorreto: 12032001

Incorreto: 12/03/21

2ª – Um dos campos mais importantes destas planilhas é a coluna “cnpj_filial”, mesmo que o cliente tenha apenas uma filia, deve ser informado o cnpj exatamente igual ao que está no cadastro da filial dentro do sistema, lembrando que o cnpj deve ser preenchido sem caracteres especiais, exemplo:

Correto: 10444470000106

Incorreto: 10.444.470/0001-06

3ª – Diferença entre as colunas de Valor e Saldo:

valor: Valor total do documento a receber, valor cheio do documento.

Saldo: Quanto ainda tem em aberto do documento, normalmente quando é um documento em aberto o valor e o saldo são iguais.

OBS: Lembrando que para migrar um documento já parcialmente quitado, esse valor já pago, deve ser migrado pela planilha de “Modelo_importacao-lancamentos_documentos_receber” e “Modelo_importacao-lancamentos_documentos_pagar”

4ª – Qual dos três campos preencher para vincular a entidade ao documento?

Como na imagem a cima, hoje possuímos três campos para referenciar a entidade ao documento, mas qual dos três devemos preencher?

Deve-se preencher apenas um dos 3( lembrando que os clientes devem estar previamente cadastrados no sistema para que sejam anexados ao documento), o que o migrador faz é procurar a entidade no banco de dados, por uma dessas três referencias preenchidas, lembrando que cod_importacao_entidade só vai existir caso também tenha migrado as entidades por planilha, caso o cadastro tenha sido feito manualmente, terá que preencher um dos outros dois campos.

Neste Post será abordado como utilizar a planilha “Arquivo_atualizacao_estoque” disponível também para download no nosso arquivo com todas as planilhas de migração, caso não tenha baixado, pode realizar o download clicando aqui.

Está planilha é a única que não é importada pelo migrador, mas sim por dentro do próprio sistema administrativo, o local de utilização da mesma é encontrado no menu Logística > Estoque > Documentos de estoque > Importar, para saber mais sobre esta tela, pode acessar o manual da mesma clicando aqui.

A utilização dela é bem simples, mas requer alguns cuidados:

A primeira coluna “Codigo_barras” , pode ser preenchida tanto com o código de barras propriamente dito, como preenchida com o id do produto, pois o sistema entende o id como um código de barras, quanto a coluna “Quantidade” se refere a quantidade de estoque propriamente dita do produto, como no exemplo acima, o produto de id 1(um) receberia 12 de estoque.

IMPORTAR LEMBRAR QUE:

• O que essa planilha faz é soma de estoque, ou seja, se dentro do sistema um produto X ja tem 5 de estoque e eu preencher com 10 na quantidade, vai ser somado e o produto vai ficar com 15, caso queira utiliza-la como “correção de estoque”, primeiramente deve zerar o estoque no sistema, e depois sim importar a planilha.

OBS: Esta importação de estoque pode demorar BASTANTE TEMPO(Horas), recomendamos importa-la em um período que não vá atrapalhar o cliente.

Neste Post será abordado dicas de preenchimento da planilha de migração de Hierarquias.

A planilha de migração de hierarquia é bem sucinta, contento apenas 4 colunas. Segue print da mesma com um exemplo de preenchimento:

• Cod_importação: é o código interno da hierarquia, utilizado para referenciar a hierarquia cadastrada em outras planilhas, como a de produtos.
• Id_hierarquia_produto: O id da hierarquia que será exibido dentro do sistema.
• Nome: O nome propriamente dito para a hierarquia
• id_hierarquia_pai: como dado o exemplo no print a cima, é a referência ao id da hierarquia pai, só preencha caso for uma sub-categoria

Neste Post será abordado dicas de preenchimento da planilha de migração de Entidades.

1ª – Os preenchimentos das colunas são feitas com as informação que vem antes do hífen nas dicas, por exemplo:

Correto:                                                                   Incorreto:

2ª – Alguns campos numéricos devem ser preenchidos sem caracteres especiais, dentre eles:

• CPF
• CNPJ
• IE
• RG
• TELEFONE
• CEP
• CELULAR

Exemplo:

Correto:                                                                       Incorreto:

3ª – Como marcar a entidade como fornecedor, cliente, transportadora…

Dentro do cadastro da entidade, temos os seguinte campos:

Para que eles venham preenchidos dentro do cadastro, dentro das planilhas, temos as colunas:

Elas devem ser preenchidas com 0(ZERO) e 1(UM), ZERO representando que a caixinha dentro da entidade venha desmarcada, e UM para que a caixinha venha marcada.

Dentre nossas planilhas de migração, uma muito utilizada é a planilha de produtos, aonde nela conseguimos além de migrar os produtos propriamente ditos, podemos utiliza-la para alterar produtos já cadastrados dentro do sistema, a partir da coluna “operação”.

Como dito na própria dica da coluna, caso preenchermos com o numero 0 (ZERO) ou deixarmos em branco esse campo, a planilha tem sua função normal, que é inserir no banco de dados, logo no sistema, todas as informações nele preenchidas, mas caso preencha com o numero 1(UM), o que a planilha faz?

Clique aqui para baixar as planilhas

Quando preenchemos a coluna operação com o numero 1(UM) o importador vai comparar o preenchimento da coluna “cod_importação” com a coluna de mesmo nome dentro do banco de dados, caso tenha já um produto com mesmo código de importação dentro do banco de dados, ele compara todas as colunas da planilha, e caso tenha uma diferente ele modifica.

OBS: Só existe informação na coluna codigo_importação dentro do banco de dados, caso os produtos tenham sido migrados por planilha, caso não tenham sido migrador por tal, é necessário rodar um script do banco:

• Script: update produto set codigo_importacao = id_produto

Exemplo de aplicação:

• No sistema  produto tem preço de venda 10R$ e eu coloco na planilha 15R$, como são valores diferentes o sistema substitui o 10 pelo 15.

INFORMAÇÕES IMPORTANTES: O migrador compara o campo inteiro em si, caso dentro do sistema um campo tiver informação e na planilha estiver vazio, o migrador substitui o valor do banco de dados, por nulo (vazio). Exemplo:

• No sistema  produto tem preço de venda 10R$ e eu  não preencho esse campo na planilha, o migrador substitui o valor de 10R$ por um campo nulo.

Logo deve ser prestar muita atenção e não deixar campos em branco utilizando essa opção, para não correr o risco de perder muitas informações de produtos neste processo.

Como retirar as informações do sistema para preencher as planilhas sem perigo de perder nada e alterar apenas o que quero? 

Criamos um script que retira todas as informações mais importantes dos produtos de dentro do banco de dados, basta apenas fazer o download da mesma e rodar no SQL, copiar o retorno e colar na planilha, alterando apenas o que realmente quer alterar .Você pode fazer o download do script pronto clicando aqui.

Cadastro de Novos Clientes

Para realizar o cadastro de um novo cliente, primeiramente, no menu a esquerda, selecione “Clientes / ECFs”

Após aparecerá a seguinte tela, onde se clicar em “Novo” no canto superior direito da tela:

A seguinte página, será a página de cadastro em si, onde deverá ser preenchido todos os campos contendo as informações gerais do cliente.

Diferença entre MATRIZ e FILIAL no cadastro do cliente:

• MATRIZ: É onde a licença do sistema será vinculada, com o CNPJ oficial do cliente. Ou seja, o primeiro cadastro que deve ser feito é o da Matriz.
• FILIAL: São os demais CNPJs cadastrados no sistema. Deve ser criado logo após a matriz e posteriormente será vinculado com a mesma.

Após tudo devidamente preenchido, clique em salvar ao fim da tela.

Como vincular a Filial com a Matriz:

Primeiramente, no menu a esquerda, selecione “Cliente” e localize a Matriz recém cadastrada(utilizando o filtro se necessário), e clique no “lápis”, como na imagem:

Com isso, abrirá o cadastro da empresa, como feito anteriormente, porém ao fim da tela, terá a opção para vincular as filias previamente cadastradas, como mostra na imagem:

Após selecionada as filiais desejadas e clicar em Salvar, sua Filias estarão todas vinculadas com sucesso a Matriz!

Um arquivo .Bat pode ser muito útil para executar tarefas de maneira rápida e eficaz. O procedimento para cria-lo é bem simples.Para começar o arquivo Bat é criado a partir de um bloco de notas, para abrir um basta pesquisar no menu iniciar, como na imagem:

Após abri-lo no seu campo de texto deve ser digitado os comandos desejados para realizar determinada tarefa.

Criando um arquivo BAT para reiniciar serviços

Após abrir o bloco de notas adicionaremos os seguintes comandos:

net stop – Serve para parar o serviço

net start – Serve para iniciar o serviço

Tento um arquivo para parar e outro para iniciar, se colocarmos os dois no mesmo .Bat em sequencia teremos um arquivo que reinicia algo.

Vamos dar como exemplo o serviço “LojamixProcessadorService”:

Sempre entre dois comandos se coloca o simbolo “&” e ao final se coloca o comando “exit”, que serve para finalizar e fechar a operação.

Como salvar o arquivo de maneira certa

Como se deve salvar o arquivo para que ele se transforme de um Bloco de notas para um .Bat? Bom é bem simples.

Primeiramente clique em Arquivo->Salvar Como

Após clicar em “Salvar como” deve-se atentar no nome e no tipo de salvamento que se deve fazer. O nome do arquivo sempre se deve terminar em “.bat” e o tipo do arquivo sempre deve ser “Todos os Arquivos (*.*)”, como mostra na imagem a seguir:

Após salva-lo na pasta desejada, ele deve estar assim:

OBS: Caso ele não esteja desta maneira como mostra na imagem a cima, revise todos os passos deste manual.

É importante lembrar que um arquivo .bat só funciona quando é executado como Administrador.

Como Programa-lo para ser executado diariamente

O processo de programação de um arquivo Bat é bem simples. Primeiramente devemos abri o “Task Manager” ou “Agendador de tarefas” em português, que pode ser encontrado de duas formas, pesquisando por agendador de tarefas no menu iniciar, ou clicando Windows+R(Executar) e digitando “taskschd.msc” e clicar em “OK”. Após aberto deverá aparecer a seguinte tela:

Então deve-se clicar em Ação->Criar uma tarefa básica

Após aberto esta aba, deverás preencher com os seguintes passos.

Na aba “Criar uma tarefa”, escolha um nome para a tarefa, e se desejar, em “Descrição” pode-se escrever informações sobre a tarefa:

Na aba “Disparador” deve-se selecionar quando deseja que a tarefa seja executada:

A próxima aba que lhe aparecerá é referente ao de tempo selecionado na aba “Disparador”, assim deve-se escolher a data em que se dará inicio a tarefa, o horário que acontecerá o mesmo, neste caso como selecionamos “Diariamente”, irá aparecer como na seguinte imagem:

Na aba “Ação” será escolhida o tipo de ação exercida pela tarefa, selecione a opção “Iniciar um programa”

Após clique em “Procurar” e selecione o arquivo .bat criado anteriormente, na pasta onde você salvou

ATENÇÃO: Na aba Concluir deve-se marcar a opção “Abrir a caixa Propriedades da tarefa depois de clicar em concluir”

Após isso, pode-se clicar em concluir e abrirá a seguinte tela, como na imagem:

ATENÇÃO: Como já falado anteriormente, um arquivo .bat só abre se for como administrador, para ele ser aberto desta forma na tarefa deve-se marcar a opção “Executar com privilégios altos”, como mostra na imagem:

Após pode-se clicar em “OK”, e fechar a aba. Assim Seu arquivo .Bat estará criado e programa-do para ser executado conforme sua configuração!